Esse erro pode quebrar sua empresa: os desafios e perigos da omissão de entrada e saída de mercadorias

A gestão eficaz do estoque é um desafio significativo para qualquer empresa que quer se organizar e se precaver de problemas logísticos e fiscais, principalmente quando o assunto é omissão de registros de entrada e saída de mercadorias.

Essa prática possui diversos riscos associados a ela e pode provocar consequências devastadoras para as operações e a saúde financeira de uma empresa, consequências que vão desde autuações fiscais pesadas até mesmo processos judiciais, dependendo da gravidade da infração.

Com a informatização de grande parte dos setores da economia, inclusive da Sefaz, se tornou difícil escapar de contingências associadas a omissões de registros. Orgãos fiscalizadores conseguem facilmente cruzar informações de movimentações de entrada e saída para detectar diferenças e possíveis omissões por parte de empresas e, uma vez identificadas, empresas podem ser facilmente autuadas pelo fisco.

O que é omissão de registro de entrada e saída?

O registro de entrada e saída de mercadorias é o ato de gravar, seja através de papel, programas de computador ou notas fiscais, todas as operações relacionadas a movimentação de produtos na empresa.

Essas movimentações podem ser entradas de mercadorias (compras de fornecedores, transferência entre filiais ou devoluções de clientes) ou saída de mercadorias (vendas, uso em produção industrial etc).

Todo produto que sai ou entra na empresa precisa ser registrado, inclusive com nota fiscal. É através das notas fiscais de entrada e saída de produtos que a Sefaz detecta se todas as operações de uma empresa estão ocorrendo conforme a lei.

Quando alguma movimentação de produto não é registrada, ou seja, não há emissão de notas fiscais relacionadas a entrada ou saída de alguma mercadoria da empresa, ocorrerá a omissão de entrada ou de saída, e a Sefaz conseguirá detectar essa diferença consultando as notas de entrada e saída da empresa.

Desafios da Omissão de Entrada e Saída de Mercadorias

Quando entradas e saídas de mercadorias não são registradas corretamente, a empresa pode enfrentar os seguintes problemas:

1. Estoque inadequado: A omissão de entrada de mercadorias pode levar a uma subestimação do estoque disponível, o que pode resultar em falta de produtos para atender à demanda dos clientes.
2. Custos Desnecessários: a omissão de saída de mercadorias pode levar a uma situação contrária, que é a superestimação do estoque, resultando em custos desnecessários de armazenamento e possíveis perdas financeiras.
3. Problemas de planejamento: A falta de dados precisos sobre o estoque pode dificultar o planejamento de produção, vendas e compras, levando a atrasos e ineficiências operacionais.

Perigos da Omissão de Entrada e Saída de Mercadorias

A omissão de entrada e saída de mercadorias pode representar perigos significativos para uma empresa, incluindo:

1. Perda de lucratividade: A falta de controle sobre o estoque pode resultar em perdas financeiras devido a mercadorias perdidas, roubadas ou vencidas.
2. Danos à reputação: A incapacidade de atender às demandas dos clientes devido a problemas de estoque pode prejudicar a reputação da empresa e afastar os clientes.
3. Riscos legais e fiscais: A omissão de entrada e saída de mercadorias pode levar a problemas de conformidade com as regulamentações fiscais da Sefaz, resultando em consequências graves que vão desde autuações fiscais pesadas até mesmo processos judiciais, dependendo da gravidade da infração.

Como Evitar a Omissão de Entrada e Saída de Mercadorias

Para evitar os desafios e perigos associados à omissão de entrada e saída de mercadorias, as empresas podem adotar as seguintes medidas:

1. Controlar o estoque físico e o estoque fiscal separadamente: a separação entre o estoque físico (o que a empresa realmente possui em suas dependências) e o estoque fiscal (estoque baseado nas notas fiscais de entrada e saída) garantem uma melhor rastreabilidade de mercadorias, facilita a comparação entre o que consta nos sistemas de informação da empresa e o que consta na Sefaz, e fornece informações que permitem correções fiscais rápidas antes que as multas e contigências aconteçam.
2. Implementar um sistema de controle de estoque eficiente: utilizar sistemas de gestão de estoque automatizados e integrados pode ajudar a garantir o registro preciso de todas as transações de entrada e saída de mercadorias.
3. Realizar inventários regulares: realizar inventários físicos periódicos pode ajudar a reconciliar os registros de estoque com a contagem real de mercadorias, identificando discrepâncias e prevenindo a omissão de mercadorias.
4. Treinar e capacitar funcionários: fornecer treinamento adequado aos funcionários responsáveis pelo controle de estoque pode ajudar a garantir a precisão e integridade dos registros de entrada e saída de mercadorias.

Em conclusão, a omissão de entrada e saída de mercadorias representa um risco significativo para as operações e a sustentabilidade financeira de uma empresa. Ao adotar práticas adequadas de controle de estoque e implementar medidas preventivas, as empresas podem evitar contingências operacionais e fiscais e garantem uma gestão eficaz de seus recursos. A transparência e a precisão na gestão do estoque são fundamentais para o sucesso a longo prazo de qualquer empresa que depende da movimentação de mercadorias.