Fluxo de caixa: o mapa (do tesouro) financeiro de um negócio

De acordo com um levantamento do IBGE, seis em cada 10 empresas abertas em 2012 não conseguiram manter as portas abertas por mais de cinco anos.

Essa estatística revela, dentre outras coisas, algo que minha experiência como profissional de tecnologia aplicada a negócios confirma há anos: a deficiência em conhecimentos e ferramentas básicas de gestão por parte de gestores de negócio brasileiros.

O fluxo de caixa é uma dessas ferramentas, que é fundamental no controle e planejamento financeiro de qualquer organização, independente de seu tamanho ou setor de atuação.

Nesse artigo iremos tratar dessa ferramenta tão essencial e ao mesmo tempo tão subestimada em parte das empresas e organizações brasileiras.

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um registro centralizado de toda a movimentação de dinheiro que entra e sai de uma empresa num determinado período, é o instrumento mais básico que existe para monitorar e controlar as movimentações financeiras de um negócio em tempo real.

Num fluxo de caixa todas as movimentações financeiras são registradas, qualquer tipo de entrada e saída de dinheiro, mesmo as pequenas que costumam ser ignoradas.

Se uma empresa registra e organiza sistematicamente todas as suas operações financeiras de entrada e saída num período, seja num caderno, planilha eletrônica, aplicativo ou sistema de gestão, ela já possui um fluxo de caixa operacional.

No fluxo de caixa devem ser registrados:

• Recebimentos: todas as vendas a vista e a prazo, ressarcimentos e retornos diretos de investimentos, todas classificadas por tipo de recebimento (dinheiro, cartão, PIX, duplicatas etc).
• Pagamentos: todas os pagamentos de custos operacionais da empresa (folha de pagamento, impostos, fornecedores e outras despesas) à vista e a prazo, todas classificadas por tipo de pagamento (dinheiro, cartão, PIX, duplicatas etc).
• Previstos: recebimentos e pagamentos previstos para o futuro, num período de pelo menos três meses.

Por que toda empresa precisa trabalhar com fluxo de caixa?

Como disse o guru da gestão da qualidade, William Edwards Deming: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se conhece e não há sucesso no que não se gerencia”.

Para se controlar gastos e tomar melhores decisões financeiras é necessário primeiro conhecer a saúde da empresa: quanto suas operações estão custando, quanto dinheiro suas operações estão rendendo, e quanto a empresa efetivamente possui em caixa.

Com um fluxo de caixa é possível monitorar quanto uma empresa realmente possui de saldo no momento, quanto ela deve e quais as projeções de saldo no futuro, ou seja, qual a situação financeira da empresa no momento e como ela possivelmente estará se continuar no mesmo ritmo atual.

A elaboração de um fluxo de caixa dá aos gestores uma visão financeira do presente e do futuro da empresa.

Dentre os benefícios de um bom fluxo de caixa podemos listar:

• Otimização de custos: melhor uso dos recursos financeiros, evitando desperdícios e garantindo investimentos mais estratégicos.
• Aumento da rentabilidade: Com um controle eficaz do fluxo de caixa, a empresa pode maximizar seus lucros, minimizando custos e aproveitando oportunidades de investimento.
• Redução do risco de inadimplência: os dados fornecidos pelo fluxo de caixa permitem um planejamento financeiro focado na quitação de contas antes do vencimento e o contato periódico com devedores para realizar cobranças.
• Prevenção e detecção de fraudes: aumenta a transparência nas operações financeiras, assegurando que as atividades estejam alinhadas com o código de conduta da empresa e auxilidando na prevenção e detecção de fraudes.
• Melhoria na tomada de decisão: decisões mais assertivas e conscientes com relação a aquisição de novos ativos ou empréstimos, sem que isso prejudique o cumprimento de suas outras obrigações, por exemplo.
• Prevenção de crises de liquidez: liquidez se refere à facilidade com que um ativo pode ser convertido em dinheiro sem afetar significativamente seu valor. Em outras palavras, é a capacidade de transformar um ativo em caixa de forma rápida e sem grandes perdas. O fluxo de caixa permite a identificação antecipada de períodos de escassez de caixa, permitindo a busca por soluções.

Dicas para um bom fluxo de caixa

Atualize os dados do fluxo de caixa com frequência

Quanto mais tempo se leva para registrar as movimentaçẽos financeiras da empresa mais elas irão se acumular, maior será o trabalho para fazer os registros e maior será a possibilidade de erros humanos durante o processo de registro. De preferência, faça os lançamentos de receitas e despesas diariamente.

Organize bem as informações

Quanto a empresa gastou no período? Qual foi o total de receitas no mês? Os valores de entrada e saída são fixos ou vão entrar e sair do caixa nos próximos meses?

É necessário fazer um levantamento de todas as informações, de maneira que nenhum dado importante seja esquecido ou ignorado.

Nunca deixe de acompanhar o fluxo de caixa e fique atento a mudanças

Acompanhar as movimentações financeiras periodicamente é essencial para extrair o máximo de proveito dessa ferramenta, e os benefícios só aparecem com as tomadas de decisão no tempo correto. Quanto mais rápida for a solução dos problemas identificados através do fluxo de caixa, menor serão seus impactos nas finanças da empresa.

Não misture despesas pessoais e empresariais

O foco do fluxo de caixa deve ser sempre a movimentação financeira da empresa, quando se mistura despesas pessoais com as da organização se perde precisão e organização. Se existe a necessidade de controlar as despesas pessoais metodicamente, construa um fluxo de caixa separado apenas pra isso.

Não deixe tudo pra cima da hora, se planeje

Um dos grandes benefícios do fluxo de caixa é a sua capacidade de previsão e planejamento. O cadastro de despesas e receitas previstas para o futuro permite a empresa se precaver de problemas antes que eles aconteçam e estabelecer metas e objetivos de investimento.

Classifique as movimentações financeiras por centro e natureza de custo

• A natureza de custo se refere à classificação dos custos com base no tipo de gasto, é uma forma de identificar "o que" está sendo gasto (ex: salários e benefícios, matérias-primas, serviços de terceiros, aluguel, energia elétrica etc). Ela foca no tipo de despesa, independente de onde ela ocorre, e pode mostrar quanto a empresa está gastando em salários, matérias-primas, etc.
• O centro de custo é uma unidade organizacional ou funcional dentro de uma empresa, serve para identificar "onde" os custos estão sendo incorridos (Ex: departamento de produção, de marketing, de vendas, de TI, de recursos humanos etc). Foca na localização ou unidade que incorrerá a despesa, e pode mostrar quanto cada departamento está gastando, permitindo comparações e análises de desempenho.

O mesmo princípio vale para centros e naturezas de receita.

Ferramentas para Gestão do Fluxo de Caixa

Diversas ferramentas podem ser utilizadas para gerenciar o fluxo de caixa, desde planilhas até softwares especializados:

• Planilhas eletrônicas (Excel, LibreOffice Calc): Permitem um controle manual, flexível e personalizável do fluxo de caixa. Ideal para micro/pequenas empresas ou para quem está começando.
• Softwares de Gestão Financeira: Oferecem funcionalidades avançadas, como integração bancária, geração de relatórios automatizados e análises detalhadas.
• Sistemas ERP: Indicados para qualquer empresa que precise de alta eficiência operacional, esses sistemas integrados gerenciam diversos aspectos do negócio, incluindo o fluxo de caixa.
• Aplicativos de Gestão Financeira: Ferramentas móveis que ajudam na gestão financeira em tempo real, permitindo o acompanhamento do fluxo de caixa a qualquer momento.