Levantamento de processos: a diferença entre o empresário amador e o profissional

Quem não conhece aquele empresário determinado, que começou um negócio do zero só com a cara e a coragem? Negócio esse que cresceu, prosperou, sustentou uma família inteira, formou filhos na universidade e encheu o empresário de orgulho?

Essa cena não é rara no Brasil. Empreender exige determinação e por vezes é a única opção de pessoas que gostam ou precisam de autonomia.

Mas a medida que o tempo passa e os negócios crescem, apenas determinação passa a não ser mais o suficiente. As operações da empresa tendem a ficar mais caras, ineficientes e podem colocar todo o negócio em risco caso não hajam estratégias para lidar com o problema.

É esse momento que separa empresários amadores de empresários profissionais. É nesse momento que o levantamento de processos vira uma necessidade crítica para a longevidade da empresa.

Nesse artigo iremos falar sobre o que é levantamento de processos e sua importância urgente nas empresas.

O que é levantamento de processos?

É uma ferramenta de planejamento e gestão que busca mapear e entender todo o fluxo do trabalho dentro de uma empresa. O processo rastreia todas as operações que são feitas numa organização e por quem são feitas.

O processo completo envolve a identificação, documentação e análise dos processos existentes dentro de uma organização.

O objetivo desse levantamento é entender melhor o conjunto de operações que são realizadas na empresa, quais os custos e resultados de cada uma dessas operações, quais as possibilidades de melhoria e se essas operações estão alinhados com os objetivos do negócio.

Levantar os processos de uma empresa é entender como uma empresa está funcionando e como ela pode funcionar melhor:

• Quais atividades podem fazer seu negócio parar caso sejam interrompidas?
• Quais atividades podem fazer seu negócio parar caso NÃO sejam interrompidas?
• Quais atividades estão prejudicando a produtividade do negócio?
• Quais atividades são dispensáveis?
• Quais atividades podem ser melhoradas?

Que diferença um levantamento de processos faria nas operações de minha empresa?

Pense no levantamento de processos como um GPS capaz de te mostrar os caminhos para fazer melhoramentos operacionais em sua empresa. Uma vez com o GPS na mão, o caminho para tornar sua empresa mais produtiva e lucrativa fica claro:

• Melhoria de Eficiência: identifica e permite a eliminação de atividades redundantes ou desnecessárias, reduzindo o tempo e o custo dos processos.
• Qualidade Melhorada: identifica áreas de melhoria que podem aumentar a qualidade dos produtos ou serviços.
• Alinhamento Estratégico: garante que os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
• Transparência e Controle: aumenta a transparência e o controle sobre os processos organizacionais, facilitando a gestão e a tomada de decisões.
• Redução de Riscos: identifica e mitiga riscos operacionais.

Ainda não me convenci. Por quê eu deveria fazer um levantamento de processos na minha empresa?

O levantamento de processos aumenta o grau de competitividade da empresa e apresenta vários benefícios para quem deseja diminuir custos e aumentar a lucratividade e a produtividade:

• Elimina operações repetidas, desnecessárias ou excessivamente caras da empresa.
• Aumenta o conhecimento e o controle do empresário sobre seu próprio negócio.
• Permite uma maior rapidez e qualidade no atendimento ao cliente.
• Permite um melhor alinhamento com regras fiscais e tributárias para evitar multa e aproveitar benefícios fiscais concedidos pelo governo.
• Aponta setores da empresa onde tecnologias pode ser aplicadas para aumentar a produtividade.
• Aumenta a integração entre os diferentes setores da empresa.

Entender e sistematizar os processos de uma empresa é fundamental para profissionalizar suas operações e assegurar um crescimento seguro e flexível.

Como disse certa vez William E Deming, renomado estatístico e pai do controle de qualidade moderno: "Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia".

Quais as etapas de um levantamento de processos?

• Identificação dos Processos: identificar todos os processos que existem dentro da organização. Isso pode incluir processos de negócios, processos operacionais, processos de suporte, entre outros.
• Documentação: detalhar cada processo identificado, documentando todas as etapas, entradas, saídas, responsáveis, ferramentas utilizadas e quaisquer outras informações relevantes. Isso geralmente é feito através de diagramas de fluxo, mapas de processos ou descrições textuais.
• Análise: analisar os processos documentados para identificar gargalos, redundâncias, ineficiências e oportunidades de melhoria. Isso pode incluir análise de tempos e movimentos, análise de custos, análise de valor agregado, entre outras técnicas.
• Modelagem: criar modelos dos processos atuais e dos processos futuros desejados. Isso ajuda a visualizar como os processos podem ser otimizados ou reestruturados.
• Validação: validar as informações coletadas e analisadas com as partes interessadas para garantir que a documentação e a análise sejam precisas e completas.
• Implementação de Melhorias: desenvolver e implementar um plano de ação para melhorar os processos identificados. Isso pode incluir reengenharia de processos, implementação de novas tecnologias, treinamento de pessoal, entre outras ações.
• Monitoramento e Controle: Estabelecer mecanismos para monitorar continuamente os processos e garantir que as melhorias implementadas estejam funcionando conforme esperado. Isso pode incluir métricas de desempenho, auditorias de processo, revisões periódicas, entre outras práticas.

Em suma, o levantamento de processos é uma prática fundamental para entender, melhorar e gerenciar os processos dentro de uma organização, e resulta em mais profissionalismo e saúde empresarial.