Tecnologia é fundamental, mas a sua empresa está preparada pra absorvê-la?

“Em quanto tempo você implanta o sistema na minha empresa?”

Este questionamento é feito constantemente a mim por empresários experientes e interessados em sistemas ERP. A resposta (que não é tão simples) é respondida com pelo menos outras 3 questões feitas por ordem de relevância:

Quais são os objetivos empresariais a serem atingidos?
Quem são e qual o nível técnico dos funcionários que absorverão a tecnologia?
Quais funcionalidades serão implantadas?

Atores envolvidos

Implantar sistemas em empresas é transferir tecnologia de informação, tecnologia administrativa e conhecimento tributário, trabalho que requer muita competência didática e cognitiva das duas principais partes envolvidas: a desenvolvedora de software e a empresa. Uma organização empresarial é formada por PESSOAS, e estas são seu patrimônio mais tangível, tangibilidade essa que é possível graças aos conhecimentos e competências pessoais disponíveis e aplicáveis no ambiente organizacional. Os computadores e o sistema ERP vão ser apenas atores coadjuvantes no desenrolar do filme.

Temos de considerar hoje todos os atores envolvidos no desenrolar da história que será escrita e representada:

O empresário/CEO com suas necessidades e expectativas.
O contador com o conhecimento e assessoria tributária
A fornecedora de software com a tecnologia da informação.
As pessoas do operacional capazes de absorver a tecnologia.

Se a empresa disponibiliza, por exemplo, um profissional pouco experiente para ser treinado, a fornecedora de software terá de formar e informar este profissional praticamente do zero, e o processo provavelmente irá demandar meses, senão anos de trabalho e treinamento.

Observem que eu disse “MESES” e “ANOS”, e isto não é exagero, é antes de tudo fruto de anos de experimentos em treinamentos onde, não raro, investe-se em profissionais sem as devidas condições técnicas de assumir determinado cargo que, antes do sistema, era controlada manualmente ou nem era administrada.

Por outro lado, se a empresa detém capital humano, com as devidas competências profissionais ajustadas às necessidades dos setores envolvidos, o treinamento e formação destes profissionais se dará em HORAS e não em meses.

Planejamento Estratégico

Outro ponto a ser considerado nesta transferência de tecnologia são as empresas excessivamente preocupadas com a carga tributária e com pouco ou nenhum foco no planejamento estratégico dos negócios. Afirmo novamente com base nas minhas observações e experiência de 20 anos atuando em organizações mais diversas. Nesta bagunça administrativa normalmente aparecem desvios de caixa 3, caixa 4, dinheiro em cuecas, dólares em meias, etc, etc.

Explico: a excessiva preocupação e tempo gasto nas desarrumações e a falta das PESSOAS certas nos cargos certos predispõe ao aparecimento de falhas organizacionais fáceis de serem burladas.

O ganho aparentemente fácil e aparentemente certo do baixo custo das contratações de softwares e de funcionários “baratos” é por vezes muito atraente, mas esconde sutilezas administrativas e riscos que levam muitas organizações à falência em poucos anos. Casos onde se torna comum relocar a culpa aos governos e à carga tributária do país.

Temos que considerar ainda a criação de empresas no atual “simples nacional”, atraentes pela aparente simplicidade dos poucos impostos pagos, mas que escondem variadas sutilezas onde o empresário acaba pagando muito mais impostos sem perceber.

A regra é simples: o estado promove ações sempre para arrecadar mais, com menor burocracia e maior fiscalização eletrônica. Não é mera coincidência lermos notícias de recordes de arrecadação publicadas nos jornais.

Arquivos digitais

É importante, senão imprescindível, apresentar também outro ator não menos importante neste processo, e que vem surgindo nestes últimos anos para suprir variadas lacunas onde nem o contador nem a softwarehouse atendem com plenitude: a empresa especializada em arquivos digitais.

Esta empresa com seus profissionais (PESSOAS) altamente especializados assessora na geração dos arquivos digitais, na sua consistência e veracidade, bem como proporciona ao empresário a segurança de que seu planejamento tributário está sendo procedido da forma correta.

Conclusão

Tenho constatado na prática que as empresas cujo foco está na gestão de pessoas, no planejamento tributário e na gestão estratégica dos negócios tem prosperado e se desenvolvido nos últimos anos deixando para trás outras formas ultrapassadas de administrar negócios.

O trabalho de implantação de sistemas ERP constitui processo dinâmico e interdependente de todos os atores envolvidos: do empresário, do contador, da fornecedora de software, do assessor em arquivos digitais e fundamentalmente de todas as PESSOAS envolvidas no contexto.

Tenho vivenciado tudo isto pessoalmente nestes últimos anos em empresas pequenas, médias e até em grandes corporações onde atuo como consultor especializado. As PESSOAS, mais que as máquinas, ainda são o patrimônio mais tangível destas organizações e somente através delas é que é possível criar, manter e transferir tecnologias.